『平成２１年度　第２回役員会・合同委員会　議事録』

『第２回役員会・合同委員会　議事録』

1. はじめに
第2回役員会および合同委員会が開催されました。
以下にその内容を報告します。

1.1　開催日時
平成21年7月4日(土)　9:00〜12:00

1.2　会場
文京区民センター　3-Ｃ会議室（文京区本郷4-15-14）

1.3　出席者
支部長
副支部長(庶務担当）
副支部長(書記・広報担当）
副支部長(ＷＥＢ担当）
会計(２名）
入試委員長
バザー委員長
交流委員長
移動保護者会委員長
以上　役員10名、委員55名　合計65名

2. 議題
１）年間行事予定
２）委員会の状況報告
３）東京同窓会
４）各種連絡事項
５）各委員会ワーキング

2.1 年間行事予定（委員会別決定行事）
７月１８日(土)【第１回学校説明会】10：00〜12：00（ＴＯＣ有明）入試委員
７月１８日(土)【学園祭（バザー）】12：00〜15：00（函館）　　　バザー委員　
８月　１日(土)【移動保護者会】15：00〜17：15（ＴＯＣ有明）　　移保委員
【懇親会】18：00〜20：00（先生・ＰＴＡ会員）　　移保委員
【２次会】20：30〜　　　（任意参加）　　　　　　移保委員
９月１２日(土)【第２回支部長会議】17:00〜(函館)　　　　　　　　　支部長
９月２６日(土）※【第３回合同委員会】9:00〜12:00（文京区民センター）役員・委員
※ 第３回合同委員会が年初予定から変更になりました。



2.2　委員会の状況報告（7月3日まで)

【入試委員長】
7/4第1回学校説明会は３６名のお手伝いを予定しています。
ほぼ準備は終わりました。

【バザー委員長】
商品と価格がほぼ決定しました。
今年は交流会での事前販売はしません。
関東支部専用のHP上での販売を検討しています。
決定事項は速やかにＨＰにＵＰします。
食品では、キャラメルポップコーンとチュロス(ミルク味、イチゴ味)
物品では日本手拭い、革製品（しおり、コインケース、ネックストラップキーホルダー、校章入りマグネット、キーホルダー）、ハンカチ男女用、エプロンなどです。
ポップコーンをこぼした汚れは関東支部の責任で掃除しますので汚れ情報などご協力をお願いします
ブックカバーの手作り製作をしながら学年を超えた委員同士の交流を深めました。

【移保委員長】
会場はTOC有明４F貸し切りで行います。
タイムスケジュール（予定）
14：30〜受付開始
15：00〜全体会
16：15〜学年毎に別れて学年担当の学校と寮の先生からの話
18：00〜懇親会6,000円程度
20：30〜２次会

【交流委員長】
本日、中１の交流会です。

2.3 東京同窓会
（別掲参照）男臭いなかで副支部長(庶務)が母親代表でお話しましした。
年配のＯＢの方も実年齢を超えて母親の声として聞き入り、学生時代を思い出して感激しましたとコメントをいただきました。

2.4 各種連絡事項

【庶務担当】
・ＰＴＡ会費の振込みが未だの方は、７月末までにお振込みをよろしくお願いします。
・横浜開港150周年記念イベントのお知らせ
７月２０日（月）「海の日」に、横浜みなと未来ホールにて、
本校グリークラブの生徒が、合唱フェステバルに参加いたします。
現役グリークラブの生徒が上京して演奏をするのは初めてのことだそうです。　
お時間がある方はぜひ現地にお出かけいただき、応援してください。　
詳細はこちらをご覧ください。

http://www.yycf.jp/index.html　　



【ＷＥＢ担当】
・枠だけ作って各種行事とか雑学をご案内させてもらっています。この後、バザーの商品紹介を考えています。そのほか前向きなご意見等の書き込みをお願いします。

【広報担当】
・学園祭で撮った写真を募集します。広報担当かＷＥＢ担当またはお近くの役員にご連絡ください。

【支部長】
・学園祭の各支部の出し物は地域色があり個性的です。
一部をご紹介します
日胆支部は地元のとうもろこし、ハスカップ味のラムネなど
旭川支部は旭山動物園グッズ、クリアホルダー、ペンなど
北網支部は芋団子、オホーツク特産のかまぼこの実演販売など
青森支部は採れたてりんごのジュースやアップルパイなど
盛岡支部は牛タン丼（毎年行列が出来ます）など
名古屋支部はカツサンドや手羽先など
・ＰＴＡ主催以外の私的交流（学年間交流、父の会など）は大変よい事と思いますが、ＰＴＡ活動で得た情報などの私的流用などは快く思われない方もいらっしゃるので、オフィシャルとプライベートの線引きをしっかりお願いいたします。結果的にその方が長く楽しくお付き合いが出来る秘訣にもなると思います。

2.5 各委員会ワーキング(決定確認事項7月4日以降)

【入試委員会】
出席者15名
（委員長含む、他委員会と兼務で他委員会出席の委員3名は含まず、お手伝いの方は含まず）

- 委員長より連絡
いよいよ第一回目の学校説明会が一週間後となった。
外部交渉はほぼ終わり、あとは反省会のメニューを決めるだけ。
（楽しみのために残してあります）

- 本日委員会でやることは以下の三点
1. 7/11学校説明会の出欠確認
2. 7/11学校説明会の役割分担の希望申告
3. 7/11学校説明会関連ドキュメントのレビュー

1と2は、各自回覧用紙に記入して申告。
3は、出席者を5チームに分けてチーム毎にレビュー

レビュー結果について、チーム間で矛盾が生じていないことを確認。
ドキュメントの更新は委員長が行い、日曜日の夕方までにWebにUpする。

時間のある方は、このあと一緒にお昼ご飯を食べに行きましょう。
（後日追記：近くのインド料理店に行きました）
特大のナンをお替り自由！
カレーとマッチしてとても美味しかったです。




【バザー委員会】
出席者　１８名
　あと２週間に迫った学園祭の向けて最後の委員会なので、バザー当日のスケジュー確認と担当について話し合いました。
また、販売商品の一部を実際に確認してもらい、関東支部専用のホームページ上で個数限定の事前予約販売を行うかを検討しました。
販売個数が色によっては僅少であるためにWEB上での予約受付が殺到してしまう可能性を考慮し、協議の結果今回は事前予約を一切行わないことに決定しました。

また、ポップコーンとチュロスについては調理上の注意事項を確認しました。
学園祭前日に行う作業内容（１７名参加）の最終確認をして、あとは各学年での担当業務の最終打ち合わせをして時間になりました。

あとまだこの時間に決まらなかった詳細事項についてはバザー委員会のグループメールで決定していくことになっています。

【交流委員会】
出席者　１６名
　今年度の学年交流会の予定と結果
６月２８日(日)　高３　丸の内オアゾ「Chinese　Cuisine The Orchid」　１２名(参加）
７月　４日(土)　中１　丸の内オアゾ「Chinese　Cuisine The Orchid」　３１名(参加)
７月１２日(日)　高２　上野　「韻松亭」 　２０名(予定)
９月　５日(土)　高１　未定
９月１９日(土)　中２　未定
交流会のお写真の扱い･･･後日、ＨＰに掲載後各々ダウンロードの形にしたいと思います。
　　　　　　　　　　　　各学年で参加者に了解をとっていただくようにお願いします。

【移動保護者会】
出席者　１３名
(１) 移動保護者会
本年度のご案内は、メール（またはＦＡＸ・郵便）で、庶務担当より配信中です。
メールでの文字化けが多発し、再送信に手間が掛かっておりますが、現在大至急で対応をさせていただいております。まだ受信されていない方は、今しばらくお待ちください。
(２) 同窓会連携企画
・ １０月３１日(土)を軸に調整しています。
・ 来ていただくＯＢの人選は順調に進んでいます。

3　おわりに
第3回合同委員会は日程が変更になりました。ご注意ください。
７,８月にイベントが集中することもあり、今回は第1回より多くの委員の方にご参加いただきました。
また今回は会場が狭く、ご迷惑をおかけしました。

以上　

文責　書記広報担当