『平成２１年度　第１回役員会・合同委員会　議事録』

平成２１年度、新体制のもと第１回合同委員会および役員会が開催されました。

1.役員会・合同委員会
【日　時】：平成２１年５月３０日(土)　９：３０〜１２：３０
【場　所】：文京シビックセンター　３Ｆ　会議室Ａ・Ｂ（文京区春日１−１６−２１）
【出席者】：支部長
　　　　　副支部長（庶務担当）
　　　　　副支部長（書記・広報担当）
　　　　　副支部長（ＷＥＢ担当）
　　　　　会計（２名）
　　　　　入試委員長
　　　　　バザー委員長
　　　　　交流委員長
　　　　　移動保護者会委員長
以上　役員１０名、委員５４名　合計６４名

【 議　題 】
1） 年間行事予定
・ 役員会、委員会
・ 学校説明会、学園祭、移動保護者会
2） 支部長会報告
3） 各種連絡事項
4） 各委員別ワーキング



---------------＜以下詳細＞---------------　

１） 年間行事予定（決定行事）
　　　６月２０日(土)：函館ラ・サール学園東京同窓会（ロイヤルパークホテル)
　　　　７月　４日(土)：第２回合同委員会（文京区民センター　３-Ｃ会議室）
　　　　　　　　　　　　（文京シビックセンターではありません。ご注意ください）
　　　　７月１１日(土)：第１回学校説明会（ＴＯＣ有明　校長+副校長）
　　　　７月１８日(土)：学園祭（外泊可。中夜祭20：30終了予定、高校生は全員参加、
　　　　　　　　　　　　　中学生は任意参加、中夜祭不参加の場合16：30解散。
　　　　　　　　　　　　　外出許可　高校生のみ　保護者との外出を２１：３０まで許可します。
　　　　　　　　　　　　　事前に保護者からの申請が必要です。
　　　　　　　　　　　　　詳しくは寮HPのお知らせをご覧の上ご子息とご相談、ご確認ください）　
　　　　７月１９日(日)：学園祭（帰省日の前日となるため外泊・門限以降の外出ともに不可とします）
　　　　８月　１日(土)：移動保護者会（15：00〜　場所未定）
　　　　９月１９日(土)：第３回合同委員会

２） 支部長会報告(５月１６−１７日　函館)
　　　行事日程以外のトピックをお伝えします。

　・ 【新型インフルエンザの対応について】：学校ホームページでの更新がありませんが
　　学校側としては、函館の保健所と協議して対応準備は確実に行っています。ご安心ください。
　・ 【５０周年記念行事について】：新高校寮の建築、旧体育館のドーム補修工事が行われます。
　　それに伴い広く寄付のお願いをしております。
　・ 【夏休みの帰省について】：希望補習、指名補習がある生徒は帰省の手配にご注意ください。

３）各種連絡事項
　・庶務担当より
　　　　　：複数の委員会を兼任されている委員の方へ。出欠の回答はそれぞれの
　　委員会に確実にお返事をお願いいたします。
　　　　　：名札は毎回回収します。お持ち帰りにならないでください。
　　　　　：各委員会の委員の募集は終了いたしました。
　・ＷＥＢ担当より：平成２１年度のホームページは緑の一般公開のページと青の支部会員の
　　限定公開ページに分けて鋭意作成中です。もう暫くお待ちください。
　・会計より
　　　　　：お詫びと訂正です。PTA総会資料の平成２１年予算の項目で５０周年積立金は
　　　　　　特別会計として別管理になっており繰越金に含まれておりません。
　・広報担当より　
　　　　　：ホームページに掲載する写真を募集しております。
　　　　　　（訪函時などにお撮りになったデジカメ写真etc.）
　・支部長より
　　　　　：ラ・サールＯＢの方がＰＴＡ保護者むけに体験談を話してくださる連携企画が秋に
　　　　　　あります。そのための繋がりで例年函館ラ・サール学園東京同窓会にＰＴＡの
　　　　　　何人かが招待されておりましたが、今年から有料に変更になります。そのための
　　　　　　会費の半額をＰＴＡ会費から負担いただくことご承知ください。

４） 各委員会ワーキング

【入試委員会】　出席者１７名

[議事内容]
　・各自自己紹介（＆息子自慢）
　・委員長コメント
　　

• 今年は例年にも増してお父様の参加が多い。入試委員会は、男手が必要になる場面も多く、大変助かる。継続的に委員を続けてくださる経験者が多いことも心強い。
• 入試はPTA関東支部最大のイベント。委員会に登録している委員の数も多い。本来の活動はもちろんのこと、委員同士の交流の場としての役割も意識している。
• 動は無理の無い範囲で。仕事や都合があれば、そちらを優先してください。ただ、多数のお客様を相手にするイベントの運営は、めったにない経験。 楽しめます。
• 連絡事項三点

　　1. 学校説明会や入試サポートは、委員以外の当日お手伝い参加も歓迎。
　　　　学年の横のつながり等で誘い合ってくだされば助かります。
　　　　お手伝い参加希望の方は、入試委員長までメールで連絡。
　　2. 近日中の入試委員会関連イベントは次の二つ。
　　　　7/4 合同委員会＠文京区民センター
　　　 第一回学校説明会の段取りを改めて口頭で説明します。
　　 　　7/11 第一回学校説明会＠TOC有明にて
　　　　これに参加すれば、全体の流れがだいたいわかります。
　 　3. 入試説明会の役割分担を割り振るので、当日の参加不参加をWebフォームから
　　　　　お知らせください。
　　　　　保護者体験談を話してくださる方を募集します。入試委員長までメールで。
　　　　　役割分担が決まったら、一ヶ月前の6/11くらいを目処にマニュアルとともに事前に
　　　　　配布します。

【バザー委員会】　出席者は２０名

　　最初に自己紹介を簡単に終えたあと、早速販売商品の打ち合わせを
　　行いました。ブックカバーの作成についても意見がいろいろ出ましたが、今年は実験的に
　　バザー委員会だけで集まってブックカバーの作成と懇親を兼ねた会合を設けることを
　　決めました。(６月２０日になりました。）
　　現在、販売商品の絞込みをしていますが、新商品としてロゴ入り革製品を企画しています。
　　また従来品としましては、シャープ＆４色ボールペン、マークシート用鉛筆セット、クリア
　　ホルダー、巾着ショルダーは決定しています。ハンカチは婦人物だけでなく男性物も
　　検討しています。

【交流委員会】　出席者　１９名

　　最初に注意事項などの連絡を行い、自己紹介、学年にわかれて話し合いを行いました。
　　現在のところ、学年交流会は、中一…７月、中二…９月、高三…６月（決定）が予定されています。

　(1)　名簿の扱いについて
　　　今後、交流委員には「交流委員名簿」と「学年別会員名簿」の二つの名簿を送信。

　　　「交流委員名簿」…交流委員共有の名簿。
　　　「学年別会員名簿」…関東支部会員のメールアドレス記載のものを各学年別に送付。
　　　同報メール発信の際には、必ず、「ＢＣＣ」を使うこと。
　　　また、交流委員会の目的以外には、使用しないように、取り扱いの注意。

　(2)　経費の精算について
　　　経費が発生した場合、レシート、領収書は交流委員長へ提出。
　　　交流委員会分はまとめて、会計へ提出。
　　　レシート、領収書の裏には、詳しいメモを添えていただくこと。
　　　領収書の宛先は、「函館ラ・サール学園ＰＴＡ関東支部」などわかる名称で。　　
　　　（個人名でも可。）
　　　　レシート、領収書のない方は…「出金伝票」（交流委員会で用意）に自分で記入。
　　　（コピー　一枚１０円、ＦＡＸ　一枚１０円）

　(3)　学年交流会の開催
　　　開催時期、場所など…決まり次第、交流委員長へ報告。

　(4)　交流委員会行事
　　　「高三保護者を囲む会」
　　　「フェルミン校長先生のお話をきく会」
　　　案内状配信…　交流委員長　→　交流委員　→　各学年会員　とする。

【移動保護者会】　出席者１１名

　　移動保護者会と東京同窓会との連携企画について委員内で検討し、以下の内容としました。
　(1)移動保護者会
　　　・移動保護者会の案内及び出欠の確認についてはメールで行う。
　　　　出欠のとりまとめは、中学は各学年担当、高校は委員長が行う。
　　　・会場が決まり次第、案内メールを庶務担当から送信して頂く。
　　　・委員の役割分担について
　　　　中学のとりまとめは学年毎に決定（案内メールにアドレス記載を行う）。
　　　　高校のとりまとめは委員長で行う。
　　　　その他の各委員の役割分担は７月４日の委員会でおこなう。
　　　・学校、寮への質問、要望事項については、今年は
　　　　各家庭より直接、学校・寮にあげて頂くこととする。

　　(2)同窓会との連携企画について
　　　来て頂くＯＢについて委員内でディスカッションし以下の出席者の要望を同窓会に
　　　伝える事とする。
　　　・中学１期生
　　　・文系理系が偏らない様にする
　　　・昨年度はチューター経験者等の優等生が多かったので、学業以外で頑張っていた
　　　　ＯＢや社会に出てから活躍しているＯＢ等の一般的な学生時代を過ごした方

　　　　同窓会との調整は東京同窓会に出席のＰＴＡ役員にお願いする。

2.懇親会
合同委員会終了後、場所を換えて懇親会が行われました。
日時：　５月３０日（土）１２：３０〜１４：３０　
会場：　東京ドームシティ　青いビル２階　「後楽園飯店」（中華料理）
出席：　５５名
各委員長、役員、委員、先輩ＰＴＡの方々から代表してスピーチしていただき親睦を深めました。

文責　書記広報担当